Mandatory e-invoicing incoming: How will your country be affected?
Starting January 1, 2027, businesses in Germany with an annual turnover above €800,000 will be required to issue B2B invoices exclusively as structured, machine-readable e-invoices — not PDFs, not paper. Companies below that threshold get one more year, but only until the end of 2027. From January 1, 2028, the exemption disappears entirely: every VAT-registered business issuing domestic B2B invoices will need to comply, regardless of size. That last part is the one many smaller companies overlook. It’s easy to read “€800,000 threshold” and assume this is a large-enterprise problem. It isn’t. It’s a two-year head start for larger companies — not a permanent exemption for smaller ones. By 2028, a five-person consultancy and a 500-employee manufacturer face the exact same legal requirement. What actually counts as an “e-invoice”? This is where a lot of confusion still exists. A PDF sent by email is not a legally compliant e-invoice under the new rules — even though it looks digital. To qualify, an invoice must be a structured, machine-readable format that complies with the European standard EN 16931. In Germany, that means formats like XRechnung (available as CII or UBL syntax) or ZUGFeRD (from version 2.0 onward, in its EN 16931-compliant profiles). A scanned paper invoice or a simple PDF falls into the category of “other invoice” — and from 2028, those will generally no longer be permitted between VAT-registered businesses. Why this is actually good news for smaller businesses Yes, this is a compliance deadline. But treated correctly, it’s also an efficiency upgrade that larger companies have already been investing in for years: The businesses that treat 2027/2028 purely as a deadline to survive will implement the bare minimum. The businesses that treat it as a process upgrade will come out the other side with less manual accounting work — permanently. How Kapsiki ERP fits in We built native e-invoicing directly into Kapsiki ERP, so our clients don’t need to bolt on a separate tool or manage a parallel workflow outside their existing system. Specifically, Kapsiki ERP now supports: This isn’t a plug-in retrofitted onto an existing invoicing module. It’s built as an integrated part of the platform, designed so that whether your business falls under the 2027 threshold or the 2028 deadline, the underlying process is already in place — and already saving time. And you don’t need to adopt the full ERP suite to get there. Kapsiki ERP is built module by module — accounting, CRM, HR, supply chain, and e-invoicing among them — and each can be used on its own. If e-invoicing compliance is the only thing on your list right now, you can implement just that module without committing to a full system migration. That makes it a realistic starting point for smaller businesses that need to be compliant on time, without taking on a project the size of a full ERP rollout. Getting ready before the deadline arrives Even businesses with more time on the clock benefit from moving early. Testing e-invoice workflows against real supplier and customer data, training accounting staff on the new process, and having archiving in place before it’s legally required all cost far less when they aren’t done under deadline pressure. Want to see how Kapsiki ERP’s e-invoicing module works in practice? Explore the solution yourself at demo.erp.kapsiki.net, or get in touch — we’re happy to walk through what the 2027/2028 timeline means specifically for your business.
E-Rechnung in der EU: Warum 2027 alles verändert — auch für kleine Unternehmen
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen in Deutschland mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € B2B-Rechnungen ausschließlich als strukturierte, maschinenlesbare E-Rechnungen ausstellen — keine PDFs, kein Papier. Unternehmen unterhalb dieser Grenze haben ein weiteres Jahr Zeit, aber nur bis Ende 2027. Ab dem 1. Januar 2028 entfällt die Ausnahme vollständig: Jedes umsatzsteuerpflichtige Unternehmen, das inländische B2B-Rechnungen ausstellt, muss dann unabhängig von der Unternehmensgröße die Vorgaben erfüllen. Genau dieser letzte Punkt wird von vielen kleineren Unternehmen übersehen. Man liest “800.000 € Umsatzgrenze” und denkt schnell, das sei ein Thema für große Unternehmen. Ist es nicht. Es ist ein zweijähriger Vorsprung für größere Unternehmen — keine dauerhafte Ausnahme für kleinere. Ab 2028 gilt für ein Fünf-Personen-Beratungsunternehmen exakt dieselbe gesetzliche Vorgabe wie für einen Fertigungsbetrieb mit 500 Mitarbeitenden. Was zählt überhaupt als “E-Rechnung”? Hier herrscht nach wie vor viel Unsicherheit. Eine per E-Mail versendete PDF-Datei ist keine rechtskonforme E-Rechnung nach den neuen Vorgaben — auch wenn sie digital wirkt. Um als E-Rechnung zu gelten, muss ein strukturiertes, maschinenlesbares Format vorliegen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland bedeutet das konkret Formate wie XRechnung (als CII- oder UBL-Syntax) oder ZUGFeRD (ab Version 2.0, in den EN-16931-konformen Profilen). Eine gescannte Papierrechnung oder eine einfache PDF-Datei gilt als “sonstige Rechnung” — und diese sind ab 2028 im Regelfall zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen nicht mehr zulässig. Warum das für kleinere Unternehmen tatsächlich eine gute Nachricht ist Ja, das ist zunächst eine Compliance-Frist. Richtig angegangen ist es aber auch ein Effizienzgewinn, in den größere Unternehmen bereits seit Jahren investieren: Unternehmen, die 2027/2028 nur als Frist zum Überstehen behandeln, setzen das Nötigste um. Unternehmen, die es als Prozess-Upgrade begreifen, kommen mit dauerhaft weniger manueller Buchhaltungsarbeit heraus. Wie Kapsiki ERP dazu passt Wir haben native E-Invoicing-Funktionalität direkt in Kapsiki ERP integriert, damit unsere Kunden kein separates Zusatztool benötigen oder einen parallelen Workflow außerhalb ihres bestehenden Systems pflegen müssen. Konkret unterstützt Kapsiki ERP jetzt: Das ist kein nachträglich aufgesetztes Plug-in für ein bestehendes Rechnungsmodul, sondern integrierter Bestandteil der Plattform — sodass unabhängig davon, ob euer Unternehmen unter die 2027er-Schwelle oder die 2028er-Frist fällt, der Prozess bereits steht und bereits Zeit spart. Und dafür müsst ihr nicht die gesamte ERP-Suite einführen. Kapsiki ERP ist modular aufgebaut — Buchhaltung, CRM, HR, Supply Chain und E-Invoicing gehören dazu — und jedes Modul lässt sich einzeln nutzen. Wenn aktuell nur die E-Invoicing-Compliance auf der Liste steht, lässt sich genau dieses Modul einführen, ohne sich auf eine vollständige Systemumstellung festzulegen. Das macht es zu einem realistischen Einstiegspunkt gerade für kleinere Unternehmen, die rechtzeitig compliant sein müssen, ohne ein Projekt in der Größenordnung einer kompletten ERP-Einführung zu stemmen. Rechtzeitig vorbereiten, statt unter Zeitdruck umsetzen Auch Unternehmen mit mehr Zeit profitieren davon, früh zu starten. E-Invoicing-Workflows anhand echter Lieferanten- und Kundendaten zu testen, die Buchhaltung auf den neuen Prozess zu schulen und die Archivierung einzurichten, bevor es gesetzlich verpflichtend wird — all das kostet deutlich weniger, wenn es nicht unter Fristdruck passiert. Neugierig, wie das E-Invoicing-Modul von Kapsiki ERP in der Praxis funktioniert? Testet die Lösung selbst unter demo.erp.kapsiki.net, oder meldet euch bei uns — wir zeigen euch gerne, was der 2027/2028-Zeitplan konkret für euer Unternehmen bedeutet.
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